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Organiser (et réussir) une journée portes ouvertes

Publié le 20/06/2016 - 10:04
Pour faire connaître vos portes ouvertes, utilisez la presse, l’e-mailing, les réseaux sociaux, les tracts dans les offices de tourisme, campings, chambres d’hôtes, la publicité dans la presse ou sur Facebook, les sites Internet ayant un agenda des activités de votre région… Photo : Brad Pict/Fotolia

Cet article de Viti de juillet/août 2016 vous est proposé gratuitement et dans son intégralité. Bonne lecture ! Pour vous abonner, RV sur notre e-kiosque.

Rencontrer les clients et générer du chiffre d’affaires : une journée portes ouvertes peut répondre à ces deux objectifs. Pour y arriver, l’organisation et la communication doivent se penser avant, pendant et après l’événement.

Vous voulez faire découvrir votre savoir-faire, faire déguster votre vin et en profiter pour le vendre : les journées portes ouvertes peuvent permettre de réaliser ces attentes. Mais attention, le succès dépend en partie d’une bonne préparation.

Avant

Avant tout, il est nécessaire de bien définir les objectifs de votre journée : Faire connaître un nouveau produit ? Trouver de nouveaux clients ? Fidéliser la clientèle actuelle ? Les messages et les moyens de les diffuser sont différents selon vos objectifs.

J - 60 jours : c’est le moment de fixer la date. Elle ne doit pas être cannibalisée par une autre manifestation d’envergure : finale de la Coupe du monde, foire aux vins de la ville d’à côté... Les week-end bénéficiant d’un pont sont un créneau complexe. Vos clients locaux risquent de partir en vacances. Si vous êtes dans une zone touristique, de nouveaux clients peuvent pousser la porte du domaine. Encore faut-il qu’ils puissent savoir que vos portes ouvertes ont lieu.

Deux mois avant le jour-J, c’est aussi le moment de remplir les formalités administratives : déclaration en mairie et auprès de la DDT pour obtenir l’autorisation d’installer des panneaux. Contacter aussi le Sdis (service d’incendie et de secours) pour connaître vos obligations.

Une journée portes ouvertes peut être l’occasion de mobiliser et de motiver vos salariés. Associez-les le plus possible, ils deviendront prescripteurs. Pour cela, exposez votre projet clairement et répartissez les différentes tâches.

Si vous organisez un repas, un buffet, un mini-Salon, prenez contact avec les fournisseurs potentiels (traiteurs, producteurs de produits fermiers des environs, etc.).

• J - 45 jours : C’est le moment de diffuser un communiqué à la presse locale. N’oubliez pas de mentionner clairement les dates et horaires ainsi que le contact à joindre pour les journalistes qui souhaiteraient plus de renseignements. Si les journaux que vous ciblez ont une diffusion quotidienne ou hebdomadaire, faites une relance deux semaines avant la tenue de votre événement.

Certains journaux proposent un agenda gratuit. Profitez-en ! Faites une démarche similaire auprès de votre mairie et communauté de communes. Elles ont peut-être aussi un agenda en ligne ou dans leurs journaux.

La campagne de communication peut être complétée par l’achat d’espaces publicitaires dans les médias locaux ou régionaux.

Si nécessaire, louez des sanitaires (1 pour 100 personnes).

J - 30 jours : Prévenez votre assureur, par courrier avec accusé de réception, en demandant une extension temporaire de votre contrat, pour assurer les visiteurs aux risques liés à leur présence.

Si l’afflux de visiteurs risque de modifier la circulation normale de la voie publique (stationnement gênant, par exemple), vous devez prévenir la gendarmerie.

Commencez à parler de l’événement sur votre site Internet, votre blog et sur vos comptes Facebook, Twitter...

C’est aussi le moment d’envoyer les invitations à vos clients : par e-mail ou courrier selon leur degré de connexion. N’oubliez pas de préciser le programme de la journée, les éventuelles offres spéciales, les producteurs associés invités et la date limite d’inscription si les places sont limitées (pour un repas, par exemple).

Un plan d’accès simplifié est le bienvenu. Vous connaissez le trajet par cœur, mais pas vos visiteurs !

J - 15 jours : Programmez des posts réguliers sur votre page Facebook. L’un annonce de nouveau les portes ouvertes, un autre aborde les offres promotionnelles, un dernier fait le lien entre vos portes ouvertes et la météo ou un événement phare du week-end comme la fête des mères.
Vous pouvez aussi opter pour l’envoi de SMS (plus d’info sur cette technique dans Viti Leaders de septembre 2015).

J - 8 jours : Un mail « de relance » est le bienvenu.

Confirmer les réponses aux invitations, si vous avez prévu un repas avec places réservées par exemple.
Mettre en place la signalisation sur la voirie. Les panneaux doivent comporter le nom du domaine et être placés de façon visible, à hauteur d’œil.

Vérifier l’état des abords et des locaux du domaine. Les visiteurs vont se forger une idée de votre domaine d’après son aspect : la première image doit être la bonne.
• J - 2 jours : Si vous ouvrez tout ou partie de vos installations, identifiez les endroits que vous souhaitez montrer ou au contraire exclure.

Prévoyez ensuite un circuit de visite et testez sa logique. Pensez aussi aux supports de communication que vous allez utiliser (panneaux, diaporama…). Ces supports peuvent permettre, par exemple, de donner un aperçu des travaux dans la vigne, si la saison ne se prête pas à une visite au champ. Enfin, installez une signalétique pour les endroits dangereux, privés, les issues de secours ou les toilettes…

Pendant

Le stationnement doit être clairement indiqué. Les visiteurs doivent pouvoir trouver facilement le chemin qui va du parking à l’endroit où vous souhaitez qu’ils aillent.

Si la visite est libre, des panneaux doivent indiquer le point de départ. Si elle est guidée, les visiteurs doivent être dirigés vers la salle de départ. Adaptez votre discours à votre public. Posez des questions à votre auditoire pour créer de la convivialité.

À la fin de la visite, la dégustation de vins constitue le point d’orgue de la journée. Profitez-en pour recueillir les impressions des visiteurs. Vous pouvez aussi réaliser un jeu-concours simple pour enrichir votre fichier clients. Enfin pensez à prendre des photos et à remettre du papier toilette dans les sanitaires !

Après

C’est le soulagement. Mais ce n’est pas fini. Vous pouvez faire un mail, un post Facebook en remerciant les participants. Vous pouvez également prévoir un temps pour recueillir les impressions et suggestions de vos salariés ainsi que les améliorations à apporter pour l’avenir.

 

Article paru dans Viti n°417 de mai/juin 2016 vtlead417_01_couv.jpg

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