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Salon

Comment calculer le budget d’un Salon ?

Publié le 12/02/2020 - 09:31

La participation à un Salon représente un coût non négligeable qu’il est judicieux d’anticiper afin de ne pas avoir de mauvaises surprises. En effet, certaines dépenses, pourtant indispensables, peuvent facilement être oubliées.

«Il y a quatre étapes majeures dans un Salon : le choix, la préparation, la participation à l’événement et le suivi. La préparation représente plus de 60 % du travail et inclut la budgétisation », souligne Élodie Le Dréan, responsable du département vin de l’Agence régionale de développement économique région Occitanie/Pyrénées-Méditerranée, Ad’Occ, à Montpellier.

le Stand et le reste

Elle souligne qu ’il faut déterminer la cible avant tout (lire notre article en page XXII de Viti 447 « Comment définir le Salon qui vous convient ? »). Ensuite, il faut vérifier ce que prévoit la formule de stand proposée : nombre de mètres carrés et équipements prévus.
Par exemple : « L’Agence Ad’Occ propose des îlots régionaux et des formules clefs en main : lorsque le vigneron arrive, ses bouteilles sont déjà le stand, il n’a plus qu’à faire sa mise en place », indique la responsable. Les services proposés par les Salons sont variables et pour budgéter sa participation le plus précisément possible, il faut se renseigner sur tous les détails. On oublie parfois tous les à-côtés qui sont indispensables.
Le Salon n’est pas seulement une place à réserver. Il faut disposer du bon matériel afin que les visiteurs puissent déguster vos produits dans de bonnes conditions (vins à la bonne température, verres propres, en quantité suffisante, etc.). L’objectif est que le premier contact avec le visiteur qui va s’arrêter sur votre stand dure un moment afin d’établir les bases d’une relation positive et durable. Un peu comme un premier rendez-vous galant : il faut faire bonne impression, séduire l’acheteur. Il est donc nécessaire d’être à l’aise, avec les bons outils et vos vins doivent pouvoir parler à votre place. Vous recontacterez ultérieurement la personne si l’échange a été efficace et agréable.

Le coût de la communication

Élodie Le Dréan rappelle qu’un Salon commence par la communication sur l’événement. Dans le budget, il faudra donc inclure cet aspect. « Investir dans la communication est extrêmement important. Cela peut impliquer l’achat de base de données pour l’envoi de mails, éventuellement des parutions dans des magazines afin de promouvoir sa participation auprès du public concerné ou la réalisation d’un dossier de presse par exemple. » La communication passe aussi par les rendez-vous pendant l’événement comme « organiser un repas avec un ou deux prospects clés », suggère Élodie Le Dréan. Le coût peut être variable selon l’appétit et la soif du prospect !
Bien entendu, « un Salon à Dubaï reviendra plus cher qu’à Paris car il faut compter le déplacement des équipes, le coût de l’échantillonnage, des goodies, de la documentation… », rappelle la responsable. Il y a également le coût des cartes de visite et éventuellement l’investissement au préalable sur un site Internet qui sera une vitrine du domaine. De son côté, Pierre-Olivier Joffard, propriétaire du château Salvagnac, en Roussillon, souligne les frais que l’on oublie parfois : « Il faut penser au coût de la traduction. Je pars pour la première fois au Japon et je dois faire traduire toutes mes fiches techniques. »

La mutualisation

« On ne peut pas choisir un Salon en se disant qu’il n’est pas trop cher et qu’il reçoit beaucoup de visiteurs, puis attendre. Il faut vraiment le préparer », insiste Florence Corre, directrice du développement et de la communication chez les Vignerons indépendants de France. Autre conseil de Pierre-Olivier Joffard : privilégier la qualité à la quantité et penser aux coûts post-Salon. « Il ne faut pas exposer dans trop de Salons : cela génère des frais et il faut ensuite assurer le suivi, qui est extrêmement important. Participer à un Salon est inutile si on n’effectue pas celui-ci. Il faut également savoir si l’agent ou le traducteur peuvent assurer le suivi une fois le Salon terminé. »
« Nous mutualisons tout et notre groupement Vignerons de Nature prend en charge une partie des coûts. De ce fait, ProWein nous est revenu à 500 euros », explique Éric Thill, vigneron dans le Jura. Mutualiser possède un autre avantage : « Cette année nous serons une trentaine ce qui nous permet de faire des économies d’échelle. De plus, être à côté de vins de grande qualité et en compagnie d’amis vignerons, c’est sympa », confie-t-il.

Livraison et bonus

Le propriétaire du château Salvagnac souligne plusieurs points essentiels : « Le Salon a un prix et nous n’avons pas de marge de négociation, la seule variable peut être la taille du stand. La solution de partager un emplacement avec d’autres est donc intéressante. Les Salons sont devenus chers. Quand on ne bénéficie pas d’aides, le coût est difficile à supporter. De plus, gérer les subventions France Agrimer pour l’export est complexe et chronophage. Cela implique trop de justificatifs et de tâches administratives. Je préfère gérer mes clients plutôt que passer du temps à faire des papiers.»
Parmi les coûts à prendre en compte, il peut y avoir la livraison. De nombreux vignerons profitent du déplacement pour faire des livraisons. « Je vais plutôt participer à des Salons sur des zones où j’ai déjà des clients, cela me permet de coupler avec des livraisons sur la route ou sur place, recommande Julien Bertrand du domaine éponyme dans le Beaujolais. Lorsque l’on est présent sur un Salon pour la première fois, la clientèle n’est pas forcément là. Il faut parfois plusieurs années avant cela, d’où l’importance d’optimiser le déplacement pour des livraisons ou pour prospecter. »
En ce qui concerne les Salons grand public dans de grandes villes où les habitants se déplacent souvent en métro ou tramway comme à Lyon, Bordeaux ou Paris, avoir un service de livraison peut permettre de transformer la visite en achat. Certains Salons proposent ce service, tel ceux des Vignerons indépendants ou encore Sous les pavés la vigne. Faire appel à un transporteur extérieur peut engendrer des coûts supplémentaires.
 

Les goûts et les budgets
Selon les publics visés, les marchés et les tailles, il existe autant de tarifs que de Salons. En somme, il y en a pour tous les goûts, les couleurs et les styles de vins ! Voilà quelques exemples de tarifs de stand hors taxe, en individuel et sous réserve de modification.
Le nez dans le vert : 250 €, Millésime bio : 1 500 €, Vignerons indépendants : entre 1 100 et 1 800 € (selon le lieu et la durée), ProWein : 4 000 €.
TopWine China : 3 450 €.

Livraison « bio » pendant le Salon
Pour ceux qui souhaitent poursuivre la démarche du bio et acheminer pendant un Salon parisien des vins aux clients de façon respectueuse de l’environnement, il existe une possibilité de livraison écologique. L’entreprise Vertchez, présente
à Paris, Lyon, Toulouse et Bordeaux, propose d’effectuer des livraisons urbaines avec une
flotte de véhicules électriques.
www.vertchezvous.com/logistique-urbaine/

À LIRE DANS NOTRE PROCHAIN NUMÉRO : comment réaliser le suivi post-Salon.

Article paru dans Viti 448 de janvier 2020

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